Dossiers / Transfert de données
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Le transfert des données d'un système informatique à un autre est une étape importante lors du changement d'un progiciel d'évaluation municipale, que ce soit avec le même fournisseur ou lors de l'acquisition d'un nouveau progiciel vendu par un autre fournisseur. Toutefois, cette étape ne devrait jamais être un obstacle à la prise de décision. Si certains vous laissent croire à une perte importante de données, il n'en est rien.
L'expérience du personnel de SMI dans le domaine est impressionnante. Depuis 1982, des transferts de tous les types et en provenance de toutes les plate-formes ont été réalisés. Qu'il s'agisse de données provenant d'un vieil ordinateur IBM 36 enregistrant les données sur ruban magnétique en format EBCIDIC, d'un ordinateur ne disposant d'aucun dispositif de copie, d'un système VAX (VMS), d'un Alpha-Micro, d'un RISC 6000 sous Unix, d'un compatible sous SCO Unix ou Xenix, d'une base de données INGRES, FilePro, DBase, Oracle, Access ou autres, nous avons la solution.
Aujourd'hui, et depuis déjà plusieurs années, il n'existe plus aucun problème au transfert de données d'un système informatique à un autre. Ainsi, vous devriez être en mesure d'exporter ou d'importer les données du Rôle ou des Certificats, par exemple, d'un système à un autre. Les données peuvent provenir d'un système Unix et être dirigées vers un système Windows ou vice versa, peu importe. De même, les fournisseurs des deux systèmes peuvent être différents; ça n'a plus aucune importance.
Si vous vivez des problèmes actuellement, sachez qu'ils ne sont pas d'ordre technique. Un des deux fournisseurs est fautif et vous devez l'en aviser. Malheureusement, certains fournisseurs utilisent, à tort, ce moyen pour tenter de déloger l'autre fournisseur ou faire un coup d'argent. Chacun des deux fournisseurs vous dira que c'est la faute de l'autre. Ne vous laissez pas prendre à leur jeu!
Depuis de nombreuses années, notre expérience dans le domaine municipal et scolaire nous démontre une certaine mauvaise volonté ou emprise exagérée et démesurée au niveau d'un de nos compétiteurs. Ainsi, nous recommandons à tous les intervenants (MRC, municipalités, évaluateurs et commissions scolaires) qui ont des produits provenant de ce fournisseur, d'inclure une clause spéciale concernant le transfert des données (exportation de l'évaluation et/ou importation à la comptabilité). Le tout afin que ce compétiteur soit forcé d'inclure un utilitaire d'importation et/ou d'exportation des données en provenance et/ou vers les différents logiciels de ses compétiteurs. Cette clause, ajoutée lors du renouvellement de votre contrat, vous permettra de disposer de VOS données comme bon vous semble. Une description des fichiers transférés devrait obligatoirement être jointe à toute disquette (ou autre support) contenant VOS données (ex: lisezmoi.txt, mun12345.dat). Votre fournisseur n'a pas le droit de vous tenir en otage de cette façon puisque les données VOUS appartiennent. En négociant le renouvellement de votre contrat avec d'autres municipalités ou MRC, vous devriez être en mesure d'obtenir ces utilitaires sans aucun frais supplémentaire. Si vous n'obtenez pas satisfaction, contactez simplement un autre fournisseur, par exemple Mme Lucie Bouchard chez Infotech au téléphone (819) 822-0644 (pour le volet comptable).
Dans l'échange de données entre deux systèmes, l'un doit transmettre les données sur un support standard (ex: disquette ou internet) et l'autre doit recevoir ces données. Il y a deux solutions : soit celui qui transmet les données décide du format des données, ou bien c'est celui qui reçoit les données qui décide du format. Dans les deux solutions, il faut qu'il y en ait un qui s'ajuste en fonction de l'autre.
Les deux solutions sont bonnes, mais idéalement, ce devrait être celui qui reçoit les données qui impose sa description (format) de fichier (données). Celui-ci doit donc vous transmettre la description du fichier sous lequel les données doivent lui être transmises, description que vous devez remettre à votre fournisseur qui doit transmettre les données. Voici un exemple de description de fichier:
1- Matricule : 12 caractères fixes, format: 9999-99-9999
2- Nom/Prénom propriétaire: 30 caractères maximum
3- Adresse propriétaire: 30 caractères maximum
4- Évaluation immeuble: 9 chiffres sans décimale (entier) maximum
Toutes les données sont ASCII.
Chaque champ est séparé d'une tabulation.
Chaque enregistrement est séparé d'un retour de chariot.
Il existe une procédure simple pour mettre fin rapidement à un litige et forcer le fournisseur de mauvaise foi à offrir un service de qualité, un service auquel vous avez droit. Trouvez celui qui doit se plier aux exigences de l'autre et demandez à celui qui fixe les exigences de vous transmettre la description du fichier désiré (exemple ci-haut). Demandez à quel niveau se situe le problème et communiquez la description du fichier ainsi que la description du problème à l'autre fournisseur (celui qui doit se plier aux exigences). Ce dernier doit respecter scrupuleusement les consignes transmises. Si le problème persiste, communiquez-nous un exemple de fichier (disquette ou internet) ainsi que la description de celui-ci (exemple ci-haut), et nous vérifierons gratuitement pour vous si les données du fichier respectent bien la description papier. Vous pourrez ainsi prendre les mesures nécessaires afin que le fournisseur fautif corrige le problème. En général, le problème ne provient pas des plus petits fournisseurs informatiques puisque ces derniers ont tout à gagner. C'est souvent la faute du plus gros, trop confiant, qui sait qu'il a une part importante du marché et qui voit d'un mauvais oeil la compétition. Il n'est également pas rare que ce type de fournisseur critique continuellement ses compétiteurs devant des clients et se plaise même à raconter, à tout le monde, qu'il a une action en justice contre tel et tel compétiteur. Ne vous laissez pas prendre à son jeu et méfiez-vous de ceux qui détestent à ce point la compétition.
La politique de SMI au niveau du transfert de données est de TOUJOURS joindre, à même un fichier transféré à partir du système chez un de ses clients, la description détaillée du fichier et ses coordonnées, le tout afin que l'autre fournisseur puisse lire sans difficulté notre fichier et qu'il soit en mesure de communiquer sans intermédiaire avec nous, advenant tout problème.
Une autre politique de SMI au niveau du transfert de données est que le client ne doit jamais devoir passer par nous pour transmettre des données (transfert récurent) à un système informatique (ex: à une municipalité ou au MAMSL). Nous préférons implanter un utilitaire de transfert et laisser l'usager-client transmettre, à son gré, les données. De plus, grâce à la description qui est toujours jointe au transfert, l'usager client peut utiliser l'utilitaire à d'autres fins (ex: demande particulière d'une commission scolaire). Vous ne devriez jamais passer par votre fournisseur pour un transfert récurrent de données, sauf la première fois, naturellement, ou lors d'une modification dans la réglementation du MAMSL.
Depuis déjà plusieurs mois, SMI tente de faire ajouter à la réglementation municipale une obligation de pouvoir transmettre les données du rôle et des certificats (au minimum) sous un format bien précis. Ainsi tous les logiciels développés pour le domaine de l'évaluation et de la taxation municipale devraient inclure un utilitaire d'exportation et d'importation respectant des ctitères bien précis. Ceci devrait permettre à quiconque de pouvoir récupérer facilement ces données.
Les données emmagasinées sur le disque rigide de vos systèmes vous appartiennent et vous devez être en mesure de les exporter sans que votre fournisseur informatique ne vous cause la moindre difficulté. Pour démontrer notre bonne foi, vous trouverez, sous le titre "FilePro sous Xenix ou Unix", soit la base de données des progiciels que nous supportons sous UNIX, toutes les explications afin de permettre à quiconque d'accéder à ces données.
Puisque SMI reconnaît que les données entreposées sur les systèmes informatiques qu'il a développés(UNIX ou Windows) ne lui appartiennent pas, celui-ci s'engage à:
1- Rendre disponible les données du rôle d'évaluation à tout système informatique qui en a besoin, qu'il s'agisse du système d'un compétiteur ou autre.
2- Rendre disponible les données de la tenue à jour (certificats) à tout système informatique qui en a besoin, qu'il s'agisse du système d'un compétiteur ou autre.
3- Laisser la responsabilité au client de déclencher un transfert au moment où il le juge opportun, sans coût additionnel à celui de l'acquisition initiale du module de transfert et sans nécessiter l'intervention de SMI.
4- Rendre disponible les données sur un support compatible, facilement récupérable (disquette, internet ou autres) par le demandeur et par un usager non informaticien.
5- Rendre disponible les données dans un format compatible (ASCII), facilement récupérable par le demandeur et par un usager non informaticien, à l'aide des applications standards du marché.
6- Joindre, avec chacun des transferts de données, la description précise du fichier dont les données sont constituées (description significative des champs, nombre de caractères, type de données, etc...)
7- Rendre disponible un utilitaire simple permettant de visualiser les données se trouvant sur le support, ou préciser le nom d'un utilitaire (ex.: Excel) permettant de pouvoir vérifier rapidement que le contenu du support est valide, par le demandeur et par un usager non informaticien.
8- Apporter toutes les modifications nécessaires et demandées par celui qui a besoin des données, afin qu'il puisse exécuter parfaitement la tâche dont il a la responsabilité, sans aucun frais (conditionnel à un contrat de service sur les progiciels de base).
9- Collaborer étroitement avec le demandeur (compétiteur ou autre) afin de solutionner rapidement tout problème lié au transfert des données, sans aucun frais (conditionnel à un contrat de service sur les progiciels de base).
 smi@smi-info.com |
 tél.: 418.543.9413 |
| fax: 418.543.9407 |
